Som företagare är du ansvarig för att bokföringen upprättas enligt gällande regler och att den sparas på rätt sätt. Här får du veta vad som gäller efter att nya regler har trätt i kraft 1 juli 2024.
Företag som bedriver näringsverksamhet ska bokföra alla händelser av ekonomisk art. Bokföringen ska grunda sig på ett skriftligt eller digitalt underlag – en verifikation. Utgångspunkten är att verifikationer ska sparas i den form de togs emot. Huvudregeln säger att alla verifikationer, och all övrig räkenskapsinformation, ska sparas i sju år.
Exempel på vad som menas med räkenskapsinformation:
Har du tagit emot en faktura elektroniskt är det elektroniska dokumentet det underlag som du ska arkivera och spara i sju år. Du måste alltså inte skriva ut en papperskopia. Du kan givetvis göra det om du tycker att det är enklare så, men det elektroniska dokumentet är det underlag som du ska arkivera. En papperskopia kan inte ersätta det.
Har du tagit emot ett underlag i pappersform kan du använda det som det är och spara det i sju år. De nya reglerna gör det också möjligt för dig att skanna in underlaget och spara det i digital form. Du kan då kasta pappersoriginalet.
Det är alltid du som företagare som är ansvarig för att överföringen görs på ett sådant sätt att ingen information försvinner, att den digitala kopian inte kan förändras och att den sparas i sju år. Du ansvarar också för den tekniska lösningen och för att företagets rutiner fungerar.
Har du fått underlag i pappersform och elektronisk form samtidigt, eller nästan samtidigt, kan du välja om du ska arkivera underlaget digitalt eller i pappersform. Väljer du att spara det elektroniska underlaget kan du slänga pappersversionen och vice versa. Det underlag du väljer att behålla ska sparas i sju år.
Bokföringsnämnden förväntas under hösten att lämna ytterligare vägledning i frågan, framför allt vad gäller kravet på att överföringen görs så att ingen information försvinner eller ändras.